Evenementenvergunning aanvragen

U hebt een vergunning nodig als u een groot evenement wil organiseren. Bij een klein evenement dat voldoet aan de gestelde voorwaarden is een melding vaak genoeg. Meld de datum van het evenement zo snel mogelijk met een vooraankondiging. De gemeente houdt bij de beoordeling van de vergunning rekening met spreiding van evenementen in tijd en soort.

Beschrijving

Bij de melding/aanvraag  via de webdienst EvenementAssistent verschijnt een lijst met vragen. Die vragen stellen we om de risico's van een evenement in te schatten. Adviezen vragen wij automatisch op bij de hulpdiensten. Als het nodig is dient u een veiligheidsplan aan te leveren. 

Categorieën evenementen

Evenementen worden in vier categoriën ingedeeld, nl:

  • Meldingsplichtig evenement; beperkt effect op de openbare orde, veiligheid en het milieu
  • A-evenement: laag risico, beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer
  • B-evenement: gemiddeld risico, grote impact op de directe omgeving en/of grote gevolgen voor het verkeer
  • C-evenement: hoog risico, grote impact op de stad en/of grote regionale gevolgen voor het verkeer.

Voorbeelden: 

  • Meldingsplichtig evenement: straatfeest
  • A-evenement: buurtfeest, rommelmarkt, carnavalsoptocht e.d.
  • B-evenement; doorkomst wielerevenement, Pop on Top, Cyclo-Cross e.d.
  • C-evenement: WK Wielrennen, Red Bull Crashed Ice, Pinkpop

Voorwaarden

Vanwege het coronavirus zijn er regels voor het aantal bezoekers per evenement. Er geldt geen maximumaantal bezoekers bij een evenement waar er steeds een doorstroom van mensen is. Bijvoorbeeld op een braderie. Voor andere evenementen geldt er geen maximumaantal bezoekers als: iedereen 1,5 meter afstand kan houden, en; iedereen een vaste zitplaats heeft, en; iedereen van tevoren reserveert, en; er van tevoren een gezondheidscheck gedaan wordt Als dit niet het geval is, dan geldt er wel een maximumaantal bezoekers. Binnen mogen er dan niet meer dan 100 personen aanwezig zijn. Zij moeten een vaste zitplaats hebben. Buiten mogen er niet meer dan 250 mensen aanwezig zijn. Personeel telt niet mee.

De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. De gemeente kan een groot of klein evenement ook verbieden.

Het kan ook zijn dat u zich bij een evenement moet houden aan bepaalde regels, zoals:

  • maximaal aantal personen
  • vastgestelde begin- en eindtijd
  • geen muziek voor of na bepaald tijdstip
  • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen
  • geen grote voorwerpen plaatsen

De vergunning kan onder meer worden geweigerd in het belang van:

  • de openbare orde.
  • het voorkómen of beperken van overlast.
  • de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen.
  • de zedelijkheid of gezondheid

Aanpak

Zo organiseert u een evenement:

  • Vul de digitale EvenementenAssistent in
  • Hebt u een vergunning nodig? Vraag die minimaal 10 en maximaal 26 weken vóór het evenement aan
  • Is een melding voldoende? Meld het evenement minimaal 4 weken van te voren aan.
  • Heeft u al eerder een aanvraag gedaan via de EvenementAssistent? Maak dan gebruik van uw bestaande inloggegevens en log in op de website van de EvenementAssistent. U kunt dan meteen de nieuwe aanvraag indienen. 
  • Hebt u vragen of hulp nodig bij het invullen van de EvenementAssistent, kom dan naar het spreekuur evenementen. Om de week houden wij op woensdag van 17.00 uur tot 19.00 uur het spreekuur evenementen. U kunt hier terecht met vragen over het organiseren van evenementen, het indienen van de aanvraag of het proces van de vergunningverlening. Wij werken op afspraak. Voor een afspraak plannen wij een half uur in. Heeft u meer tijd nodig dan kunt u twee afspraken achter elkaar inplannen. Klik op de button ‘afspraak maken’ om een afspraak in te plannen.

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn adviseren wij u om zoveel mogelijk informatie over het evenement mee te nemen. Denk aan programmering, draaiboek, plattegronden enzovoorts.

Termijn

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van uw aanvraag. Deze termijn mogen we een keer verlengen.

Gaat het om een risicovol evenement dan is de beslistermijn langer.

Bezwaar maken

U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.

Contact

Voor meer informatie of vragen kunt u contact opnemen via het telefoonnummer 14 043 of via mail naar: apv@valkenburg.nl 

AVG

Als u een aanvraag of melding doet, heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig. De gemeente behandelt uw persoonsgegevens zorgvuldig. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hoe de gemeente met uw persoonsgegevens moet omgaan.

De belangrijkste regels zijn:

  • De persoonsgegevens waar de gemeente om vraagt, zijn nodig voor het afhandelen van uw aanvraag of melding.
  • De gemeente registreert en verwerkt uw gegevens op een veilige, vertrouwelijke en zorgvuldige manier.
  • De gemeente gebruikt uw gegevens alleen voor het verwerken van uw aanvraag of melding (of voor iets wat daar rechtstreeks verband mee heeft).
  • Uw persoonsgegevens blijven niet langer bewaard dan nodig is voor het verwerken van uw aanvraag of melding.
  • Andere organisaties krijgen uw gegevens alleen als dit wettelijk verplicht is.
  • Als u hierom vraagt, dan vertelt de gemeente u waarvoor de gegevens nodig zijn en wat ermee gebeurt.